Współpraca przy projektowaniu: jak poprawić workflow i wydajność zespołu projektowego w 2021 roku

2020 rok nie był i nadal nie nastraja zbytnio optymistycznie. Spora część prac przerzucona musi być na tryb pracy zdalnej. Zatem komunikacja i przepływ informacji diametralnie się zmienia. Spotkania online w miejsce spotkań twarzą w twarz to zupełnie inny odbiór, percepcja i zmiana perspektywy komunikacji między osobami uczestniczącymi w projekcie tworzenia nowej marki produktu czy usługi. 

Standardowe czynniki, z którymi się spotykamy przy projektowaniu to przeciwstawne opinie i punkty widzenia, terminy i rewizje projektu wewnętrzne oraz przez klienta ostatecznego. Zespoły projektowe obejmują coraz większą rzesze specjalistów koniecznych do perfekcyjnej realizacji: designerzy, developerzy, spece od UX/UI, koderzy, marketerzy, project managerzy - pewnie też i kilka innych. Jak stworzyć wydajny proces projektowy, aby "dowieźć" projekt w terminie i w odpowiedniej jakości?

Na pewno konieczne będą odpowiednie narzędzia i zasoby do koordynacji współpracy. Bez tego proces może się okazać nazbyt kompleksowy i co najgorsze, nieefektywny.

Jak zachować zatem motywację i odpowiedni przepływ informacji w zespole, aby współpraca przebiegała gładko i pomyślnie - o tym w dzisiejszym blogowym wpisie drukarni internetowej Presejo.

Czym jest kreatywna współpraca w designie?
To wieloetapowy proces obejmujący kooperację osób z różnych działów, gdzie w efekcie powinniśmy otrzymać gotowy produkt lub jego prototyp (w miejsce produkt wstaw słowo logotyp, marka, usługa - chodzi o finalny efekt).

Po pierwsze: brief

Kto może ten etap wykonać? Z reguły inicjatywa wychodzi z działu marketingu (przynajmniej powinna - w końcu to ten dział ma być najbliżej Klienta). 
W briefie określamy potrzeby, problemy, które produkt lub usługa ma rozwiązać. Na tym etapie należy możliwie jak najdokładniej określić założenia: 

• dla kogo - czyli docelowa grupa lub persony, 
• na kiedy - czyli terminy, niektóre produkty są sezonowe i start dla nich jest kluczowy, kolejny rok może być zbyt późny na wdrożenie
• co - definiujemy co rozwiązuje dany problem docelowej grupy, określamy wymiary produktu, opakowania
• jak - jak komunikujemy, jak sprzedajemy, jak dystrybuujemy treści
• wartości - jakie wartości ma nieść produkt, usługa
• osobowość, charakter - nie chcemy być nijacy, określamy to co ma wyróżnić projekt spośród innych.
• cele - jasne, mierzalne, konkretne, możliwe do osiągnięcia w określonym czasie

Faza briefu to najważniejsza faza projektu, im bardziej szczegółowa tym lepiej. Może zawierać inspiracje, odniesienia i porównania do konkurencji. W końcu nie zawsze trzeba wyważać otwarte dawno temu drzwi. Dobrze stworzony brief ułatwi komunikację w dalszych etapach. Wyjaśnia i doprecyzowuje założenia projektu. Bardzo ważne, aby posługiwać się językiem jasnym, prostym i precyzyjnym. Tak, aby nie było niedomówień i wątpliwości, które mogą przysporzyć problemów przy realizacji projektu.
Po stworzeniu briefu warto przeprowadzić w zespole jego analizę w formie burzy mózgów i nanieść odpowiendie poprawki o ile są konieczne.

Po drugie: plan i harmonogram

Zespół projektowy musi mieć jasny i konkretny cel do osiągnięcia. Swoistą roadmapę informującą o zadaniach, postępach i ewentualnych problemach do rozwiązania. 
Plan im bardziej szczegółowy, tym lepiej. Pozwoli Ci zidentyfikować kluczowych interesariuszy, wykonawców poszczególnych zadań. W planie określamy kolejne etapy i przebieg całego procesu. Warto tu wykorzystać narzędzia do zarządzania projektami jak np. Redmine, Asana etc. Posiadają one niezwykle przydatne funkcjonalności do zarządzania nawet najbardziej złożonymi projektami. Masz tam możliwość przydzielania zadań, określania terminów ich wykonania. Dodatkowo masz podgląd do wszystkiego co się dziej w projekcie - czasy realizacji, kto, co i kiedy wykonuje. Planem zarządza project manager i to on koordynuje przepływ informacji oraz monitoruje postępy prac i pomaga w identyfikacji i eliminacji problemów różnego rodzaju. 

Po trzecie: narzędzia

Po stworzeniu planu każdy z uczestników projektu powinien być zaopatrzony w odpowiednie narzędzia, począwszy od komunikatora tekstowego, komunikatora video po dostęp do odpowiednich aplikacji i licencji. Na tym etapie uzgadniamy w zespole jak i kiedy się komunikujemy i w jakich sprawach. Różne metodologie prowadzenia projektów prowadzą do spotkań dziennych, tygodniowych i okresowych, podczas których na bieżąco, w krótkich spotkaniach omawiane są postępy prac. Swoboda wypowiedzi, feedback, eliminowanie choke pointów - temu mają służyć spotkania. 

Po czwarte: dokumentacja i kontrola wersji

Wiele projektów wymaga dokumentacji. Dodatkowo na poszczególnych etapach mogą się pojawiać kolejne wersje i permutacje projektu. Zarządzanie plikami, folderami musi być spójne i konsekwentne oraz jasne dla wszystkich uczestników projektu. Uzgodnienie takich detali na wczesnym etapie planowania zdecydowanie poprawi komunikację i wpłynie na komfort pracy osób uczestniczących w projekcie.

Po piąte: motywacja

Długi projekt to spadająca z czasem motywacja do działania. Przeciągające się taski, problemy różnego rodzaju mocno wpływają na morale teamu. Projektowanie to sztuka, kreatywność nie pojawia się zawsze magicznie jak za pstryknięciem palców. Warto stworzyć odpowiednią atmosferę wzajemnej współpracy, zrozumienia i zaufania oraz niezależności. Kultura organizacji ma tu kluczowe znaczenie. Każdy z członków zespołu powinien zdawać sobie sprawę z priorytetów i najważniejszych etapów projektu, każdy z nich co do tego powinien mieć jasność i pełne zrozumienie. Less is more - nie dziel włosa na czworo tam gdzie nie ma to sensu. Upraszczanie procesu do granic możliwości w pracy kreatywnej da lepsze efekty niż rozbijanie go na setki drobnych części. Oczywiście wiąże się to z racjonalną delagacją zadań, dla przykładu nie ma sensu przydzielanie zadania z trybem pilnym/natychmiastowym na wykonanie video prezentacji osobie, która nigdy tego nie robiła i zajęłoby to jej 4 tygodnie, gdy inna osoba z doświadczeniem poradziłaby sobie z tym samym zadaniem w 2 godziny. I tutaj znów powrócimy do narzędzi - warto korzystać z narzędzi, które dają ci gotowe rozwiązania i ułatwiają/przyspieszają proces projektowania. Sprawdź co ci może ułatwić pracę - na pewno ktoś już kiedys miał podobny problem i pewnie istnieje narzędzie online płatne lub bezpłatne, dzięki któremu dane zadanie będzie zrealizowane lepiej i efektywniej.

Po szóste: retrospekcja

Po realizacji danego projektu zastanów się samodzielnie, a później podyskutuj w zespole o tym jak przebiegł cały proces, czy dałoby się coś poprawić, udoskonalić, co było nie tak, gdzie utknęliście. I najważniejsze: czy projekt zakończył się sukcesem, jak go oceniacie. Jeśli nie był sukcesem - to dlaczego nie? Warto rozmawiać o błędach w atmosferze zrozumienia, przecież nie myli się tylko ten co nic nie robi :) Ważne, aby z popełnionych błędów wyciągać wnioski i nanosić do całego procesu odpowiednie poprawki i korekty.

Podsumowanie

2020 rok mocno namieszał praktycznie w każdym aspekcie naszego życia, dotyczy to także projektowania i zarządzania zespołem pracującym zdalnie. Oby 2021 rok był lepszym od poprzedniego, tego życzymy sobie i wam :) Liczymy, że kilka porad okaże się przydatnych i usprawni metody prowadzenia projektów kreatywnych. Niezależnie od tego jak skomplikowany proces planujecie, warto pamiętać o kilku wytycznych, narzędziach i możliwościach, do których macie łatwy i szybki dostęp. 

A ponieważ zbliżają się już wkrótce Święta Bożego Narodzenia - życzymy owocnych projektów brandingowych, cudownych projektów logotypów, wizualnych majstersztyków w postaci kreatywnych projektów wizytówki. Niech wasze plakaty olśniewają, niech katalogi oszałamiają Klientów. Niech Nowy Rok przyniesie Wam moc i pomysłowość do realizacji śmiałych i odważnych dzieł. Dla nas 2021 rok to kolejny rok wyzwań i sporo nowości w ofercie, o których już wkrótce będziemy informować. :)

Wszystkiego dobrego życzy

Presejo Team